Деловые вопросы решаются не только за столом переговоров, но и во время приемов, является самой распространенной формой делового протокола.

Приемы - собрание приглашенных, где гостям предлагают различные блюда и создают условия для общения, знакомства, ритуальных процессов и церемоний, отдыха. 

Устраиваются приемы в связи с завершением переговоров, годовщиной какой-либо выдающегося события, в честь прибывшего на фирму делегации или высокого гостя, а также в запланированном порядке. Приемы имеют деловой характер, проводятся с целью углубления и расширения деловых контактов, продолжения переговоров, получения новых партнеров, получение необходимой информации, зондирование почвы для сделок, которые могут быть заключены за столом переговоров, для презентации своей продукции, рекламы и т.п.. На приемах происходит активный обмен мнениями, информацией, завязываются дружеские отношения, которые очень важны в деловых отношениях. Приемы - это инструмент деловых отношений.

Вопросы подготовки и проведения деловых приемов требует заблаговременной и тщательной подготовки. Сторона (лицо), проводит прием, предварительно должна выполнить соответствующую подготовительную работу:

определить вид приема;

составить список приглашенных лиц;

подготовить и заблаговременно разослать приглашения;

подготовить помещение;

составить, если необходимо, план размещения гостей;

определить (составить) меню, продумать сервировку стола и порядок обслуживания гостей;

подготовить тосты и речи (на приемах с размещением);

составить схему и порядок проведения приема, распределить обязанности между теми, кто готовит прием.

Приглашение гостей

После выбора вида приема составляется список приглашенных. Особое внимание при этом необходимо обратить на то, чтобы среди гостей не оказались лица, враждебно относятся друг к другу или же придерживаются противоположных политических взглядов.

В приглашении принято указывать, кто дает прием, в связи с чем, где и когда проводится, кто лично приглашается. Этикет требует, чтобы приглашения были изготовлены на ярких бланках, имя, фамилия и должность приглашенных были вписаны от руки или набраны на компьютере.

При проведении приемов с накрытыми столами в приглашении содержится просьба ответить. Получив такое приглашение, необходимо подтвердить свой приход письменно или по телефону.

Не принято передавать свое приглашение другому лицу. Но, если это необходимо, обязательно предупреждают организаторов мероприятия.

Если прием устраивают в честь важной персоны, то приглашение ей отправляется только после получения от нее устного согласия.

Приглашение обычно рассылают по одну-две недели до дня приема. Если приглашается супругов, это указывается отдельно. На первое место в приглашении всегда ставят имя мужа. Когда женщину приглашают как официальное лицо или учитывая его положение в обществе, то приглашение оформляются персонально. На приеме ей отводится место в зависимости от ранга и положения.

Приглашение может направляться с указанием желаемого количества гостей. В таком случае в ответ направляется список лиц, которые будут присутствовать на приеме. Если по каким-либо причинам ответ не может быть положительной, то от приглашения следует отказаться. Причиной отказа при наличии согласия могут быть только форс-мажорные обстоятельства.

Прием считается официальным, если приглашенные - только должностные лица. Мужчина должен присутствовать на официальном приеме без жены, а приглашенные женщины - учитывая социальное положение женщины - без мужа.

Встреча гостей

Характер встречи гостей зависит от места, где проводится прием. При подготовке к встрече нужно учитывать пути подъезда, парковки и выезда автомобилей, прикрытие при выходе из машины в непогоду.

Одетые по форме, соответствующей мероприятия, представители хозяев встречают гостей при входе, направляют их в гардероб и объясняют как пройти к аванзалы, где их встречают хозяин (хозяева), хозяйка, почетный гость с женой. Поблизости находятся распорядитель или организатор приема.

Первой на приемах приветствуется жена гостя с хозяином, потом с хозяйкой, а человек (гость) - сначала с хозяйкой, а затем - с хозяином. После поздравлений с хозяевами гость делает общий поклон всем присутствующим и подходит к своим близким знакомым, которых приветствует лично. Нужно переговорить со всеми знакомыми, с кем не будет возможности общаться за столом в банкетном зале.

Основные понятия и ключевые слова: деловые приемы, требования до деловых приемов, приглашения гостей, встреча гостей.


Загрузка...

Яндекс.Метрика Google+