Эффективное проведение деловой встречи требует серьезной и тщательной подготовки.

О деловую встречу нужно договариваться заранее. В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за 2-3 дня. Об организации деловой встречи можно договариваться по электронной почте, по телефону. 

Особенно тщательной должна быть подготовка к встрече с иностранцами. Нужно предусмотреть все элементы программы их пребывания: порядок встречи, персональный состав участников, участие представителей прессы, обмен сувенирами, приветственные речи, размещение в гостинице, деловая часть, культурная программа, неофициальные приемы, провода.

Предмет деловой встречи. Предметом деловой встречи является вопрос, проблемы, которые нужно рассмотреть во время встречи. Кроме встреч с целью решения деловых проблем проводятся также протокольные встречи, которые еще называют "визитами вежливости", поскольку они проводятся с целью личного знакомства или выявления внимания к партнеру по определенному поводу.

Место проведения деловой встречи. Место проведения встречи имеет важное значение для сторон переговорного процесса, ведь может стать важным аспектом эффективности встречи для одной или всех сторон переговоров. Существуют следующие варианты выбора места проведения деловых встреч: на своей территории, на территории партнера, на нейтральной территории и с помощью средств коммуникации (дистанционно).

Своя территория. Большинство деловых людей предпочитают проведению встреч на своей территории (в помещении своей фирмы).

Встреча на своей территории дает возможность выгодно для себя использовать статус хозяина. Ведь в этой ситуации очень часто срабатывает выражение "дома и стены помогают". Хозяин может набором соответствующих тактических приемов влиять на процесс течения переговоров. Это средства организационного плана: выбор и устройство помещения, размещение участников за столом переговоров, организация переговорного процесса (затяжки, перерыва), организация культурных и социальных программ.

Организационные средства связаны с психологическими. Ведь формы и уровень организации переговорного процесса создают соответствующую психологическую атмосферу (дружелюбия, давления, напряженности, манипуляции и т.д.). Примером может быть оформление офиса (размер и дизайн кабинета, вмебльованисть и наполненность (компьютер, телефон, мини-АТС с факсом, дорогое письменные принадлежности, календарь, подборка книг и др.)., Размер стола, дистанция между хозяином и посетителем, форма , размер стула (кресла), который предлагается посетителю т.д.). Кроме того, уже сам статус гостя будет вызывать у человека определенную психологическую напряженность.

Важно также то, что хозяева не тратят время и силы на преодоление усталости после дороги и на адаптацию к среде. Они могут использовать имеющиеся возможности своего офиса: телефон, факс, Internet, секретарские услуги, комнаты для отдыха, помощь экспертов, юристов, вышестоящих лиц и др..

Территория партнера. Существуют случаи, когда лучше проводить переговоры на территории партнера. В первую очередь это возможность получить дополнительную информацию о партнере, его фирму.

Уже сам факт, что вы согласились провести переговоры на территории партнера, является элементом уважения к партнеру, демонстрирует серьезность ваших намерений и может убедить другую сторону в том, что с вами стоит иметь дело.

Эффективность выбора вариантов вышеприведенных встреч зависит от ситуации. Но лучшим является вариант организации попеременных встреч на "своей территории" и на "территории партнера".

Нейтральная территория. Важно то, что встреча на нейтральной территории не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективным этот вариант может быть при решении конфликтных ситуаций.

С этой целью в гостиницах, бизнес центрах создаются специально приспособленные для этого помещения. Во многих случаях для переговоров используются конференц-залы.

В случае необходимости неофициального общения встреч за рубежом используются загородные деловые клубы для бизнесменов. В случае отсутствия широкой сети подобных учреждений, в нашей стране используются рестораны (кафе).

Дистанционно. Развитие международной телефонной связи, фототелеграфа (факс), сотового телефона, сети Internet, видеокомуникаторив (конференц-видеосвязь) позволяет облегчить процесс организации и проведения переговоров и в значительной мере отказаться от организации очных встреч. Современные средства связи позволяют осуществлять прямой электронный контакт с передачей изображения и звука.

Временные границы. Важным шагом к успеху деловой встречи является правильный выбор времени и дня недели. Нужно учитывать обстоятельства деловой жизни, деловые привычки партнеров, часы их оптимальной работоспособности.

Так, некоторым людям лучше работается утром, их называют «жаворонками», другим вечером - это "совы", промежуточный тип называют "голубями". По исследованиям ученых "совы" составляют примерно 33%, "жаворонки" - 17%, а "голуби" - 50% от общего количества людей [17].

Психологи предлагают при организации переговоров учитывать такие факторы [17].

Не нужно планировать встречу непосредственно перед обедом. Мысли о еде мешать конструктивному общению. Но если встреча уже предусмотрено, будет хорошо в процессе переговоров предложить партнерам чашку кофе, чай, что-то немного поесть.

Не следует планировать встречу сразу же после обеда. Нужно предоставить партнерам собраться с мыслями и проверить необходимую информацию.

Понедельник, с одной стороны, не лучший день для встреч. Ведь людям нужно время, чтобы настроиться на рабочий ритм после выходных. Хотя, с другой стороны, в понедельник преимущество "свежей головы", в этот день встречаться для обсуждения важных проблем, планируя закончить их до конца недели.

Пятница, когда все уже ожидают выходных, не лучший день для того, чтобы начинать угодно.

Необходимо обсуждать продолжительность встречи. Ведь может случиться так, что ваш партнер, которого не предупредили о продолжительности встречи, через полчаса после начала встречи извинится и, сославшись на необходимость выполнения своих не менее важных дел, оставит вас. Обусловленного времени проведения встречи принято обязательно соблюдать.

Договорившись о времени проведения встречи, необходимо быть точным. Опоздание рассматривается как оскорбление принимающего лица и может отразиться на ходе переговоров. В случае допустимой задержки нужно найти возможность, пусть даже за короткое время, предупредить партнера и соответственно извиниться.

Состав делегации. Переговоры между двумя представителями проводятся очень редко. Поэтому элементом протокола деловой встречи является обусловливание состав ее участников. В состав делегации входят:

непосредственные участники переговоров;

компетентные консультанты (эксперты);

вспомогательный персонал (переводчики, стенографисты, водители, секретари и др.)..

В основе договоренности должен быть принцип равной численности делегаций с обеих сторон. Более многочисленная делегация психологическое преимущество. В силу определенных обстоятельств могут быть отклонения от принципа паритетности, но при условии, если вы убедите в этом партнеров.

Переговоры тем эффективнее, чем меньше количество их участников. Поэтому, если необходимо как можно скорее их провести, надо уменьшить численный состав сторон, тем более, что нередко увеличение количества участников переговоров приводит к недоразумениям.

Списки переговоров, с указанием фамилии, имени и отчества, места работы и должности участника, заносятся в протокол.

Обмен протокольными спискам, как правило, происходит в начале встречи. Если же списки заранее не составлены, то для владения информацией об участниках встречи стороны обмениваются визитными карточками.

Кроме численности обусловливается также и уровень участников встречи. Уровень представительства должен быть примерно одинаковым. Подбор состава и уровня участников переговоров зависит от того, какое значение придают встречи ее участники, от характера сделки и национальных особенностей участников переговоров. Так, китайские делегации на переговорах отличаются численностью, а американцы предпочитают небольшим группам. Повышает имидж делегации наличие в ее составе представителя другого пола.

Материалы для обсуждения. Предстоящая встреча или переговоры предусматривают предварительную подготовку материалов. Существуют соответствующие категории документов, которые обсуждаются в ходе деловых отношений:

документы, отражающие позицию участников встречи по широкому кругу вопросов и, как правило, содержат рекомендации по вопросам, которые будут рассматриваться;

проекты различных соглашений, протоколов или договоров, которые предлагаются в качестве основы для проведения переговоров;

проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Сложным, но важным элементом подготовительной работы является подбор различных документов по вопросам, которые предполагается рассмотреть. Это официальные справки и документы, вырезки и газет и журналов, которые содержат сведения о партнере и его бизнес, это данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке. Несмотря на то, что все это требует больших усилий, знаний и времени, в итоге такая работа себя оправдывает. Так, в своей работе "Как выжить среди акул" [12] X. Маккей отмечает, что знать хоть что-то о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. Если вы знаете своих клиентов, если вам известны их специфические интересы и черты характера, то у вас всегда будет основа для установления контакта с ними. Он предлагает анкету из 66-ти пунктов, включает вопрос о личных данных клиента, образование, семейное положение, предыдущей деятельности, особые интересы, стиль жизни и др.., И дает возможность лучше "узнать" клиента.

Оптимальным результатом договоренности является осознание каждым ее участником, что он получил определенную выгоду по сравнению с исходной ситуацией.

Деловая встреча на своей территории

Подготовка помещения. При подготовке помещения к деловой встрече (переговоров) специалисты по научной организации труда советуют придерживаться следующих основных требований: чистота, порядок, провитренисть, отсутствие шума, благоприятная для обеих сторон температура помещения, комфортное освещение.

Важным элементом "комфортного состояния" участников встречи являются соответственно подобранная цветовая гамма помещения. Так, синий цвет мешает чувствовать себя непринужденно, темно-коричневый и серый могут вызвать беспокойство, депрессию, а красный - возбуждение и тревогу. Избыток белого цвета утомляет глаза и вызвать раздражение. Наиболее пригоден для встреч - это светло-голубой цвет помещения [4].

Интерьер помещения для переговоров улучшится при наличии вазонов с цветами. К эстетического удовольствия и снятия напряжения приводит наличие в помещении уголков живой природы.

Важным элементом подготовки помещения к деловой встрече есть оборудование столов.

Психологический аспект влияния на участников встречи может носить форма стола. Так, по мнению австралийца Алана Пиза, квадратный стол не располагает к доверию и способствует созданию атмосферы соревнования. Такая форма стола пригодна для проведения коротких деловых переговоров. Переговоры за круглым столом предусматривают неформальный характер встречи и свободный обмен мнениями. Небольшой журнальный столик помогает дружеской беседе и служит проведению визитов вежливости [18].

На столах раскладываются для каждого участника блокноты, авторучки, карандаши, проспекты. Стулья или кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

Вдоль стола для переговоров принято расставлять группами бутылки с минеральной водой и чистыми стаканами.

Желательно позаботиться о кофе или чай. Для этого необходимо предусмотреть на столах для переговоров самовар, несколько хороших сервизов, чай, кофе, печенье, фрукты, пирожные или кондитерские изделия.

Если вы поставили на стол пепельницу, это является сигналом, что курить можно, но прежде чем зажечь, спросите разрешения у присутствующих лиц. Если же курить нельзя, должно быть подготовлено помещение для курения во время перерыва.

Подготовкой помещений для деловых встреч обычно занимаются либо специально наемные работники фирмы, или приглашенные специалисты.

Встреча делегации. Важным элементом делового протокола является организация встречи делегации. В первую очередь, необходимо правильно определить уровень встречающих. Встречать должен тот, кто приглашал, подписывал письмо с приглашением, но как исключение - один из его заместителей.

При встрече делегации, особенно зарубежной, необходимо придерживаться определенных протокольных правил [17].

Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации.

Для встречи обычно прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2-3-х человек.

Если гость приезжает вместе с женой, то председатель принимающей делегации встречает его также со своей женой.

Первым представляется глава, который принимает делегацию, и если с ним на встречу приехала его жена, то он отрекомендовывает ее гостям.

Вторым представляется гость - глава иностранной фирмы, который отрекомендовывает также и свою жену.

Председатель принимающей делегации потом отрекомендовывает своих сотрудников - членов делегации, приехавшие встречать гостей, по рангам. Если среди встречающих есть женщины, то их отрекомендовывает в первую очередь. Если женщин немного, то их рекомендуют по рангам, а затем мужчин - также по рангам.

Руководитель делегации, приехавшей после этого таким же образом отрекомендовывает членов своей делегации.

Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем женщинам - участникам делегации или прибывшим вместе с членами делегации. При встрече и проводах в аэропорту или на вокзале следует преподносить цветы, завернутые в целлофан (мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилейных дат).

Встреча делегации неизбежно связана с размещением в автомашинах. Знание правил посадки согласно международной протокольной практики необходимо каждому члену делегации. Их должен знать и водитель, и переводчик, и руководитель делегации, и его жена (Приложение 17).

Прежде, машина имеет подаваться так, чтобы правая дверь были обращены к тротуару. Первым и садится, и выходит пассажир, занимающий почетное место. Если условия не позволяют водителю подать машину правым боком к тротуару, то почетный пассажир садится в машину через левую дверь. Они также садятся через левую дверь.

Почетный пассажир занимает место на заднем сиденье с правой стороны по ходу автомобиля, у него - хозяин или руководитель встречающей делегации. Рядом с водителем может сесть охранник, репортер и, как исключение, переводчик. Лицо, занимающее почетное место, выходит через правую дверцу, а остальные, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте - через левую.

Если гость прибыл с женой, то и встречающий также должен быть с женой. При этом, в одном случае - жена занимает правое место на заднем сиденье, а почетный гость - слева, рядом с водителем на переднем сиденье может сесть сопровождающее лицо без хозяев, хозяин со своей женой садятся в другой автомобиль. В противном случае - почетный гость и хозяин садятся в один автомобиль, а жены с переводчиком едут в другой машине. Посадка в таком же порядке, как и в машине руководителей делегации.

Встречающая лицо всегда должна учитывать, что лучшим вариантом является передвижения в автомобиле только вдвоем. Рассадка членов делегации в автомобилях, как правило, производится по двое, а сопровождающих лиц - по три, а то и четыре в одном автомобиле (микроавтобусе).

Если используется личный автомобиль и за рулем будет один из членов делегации, встречающей, то почетным местом для гостя будет место рядом с водителем.

Приглашая почетных гостей сесть в машину, перед ними открывают дверь. А когда гости сели, закрывают. В зависимости от ситуации это делает или водитель, или переводчик, или кто-то из сопровождающих.

В представительных экипажах с расположением мест друг против друга почетным местом является также место на заднем сиденье справа по движению экипажа. Порядок размещения в экипаже такой: по прибытии экипаж подается таким образом, чтобы выход был с правой стороны, причем лицо, занимает почетное место, выходит первым.

В случае необходимости заказа мест для размещения гостей в отеле нужно заранее поинтересоваться, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. Необходимо также заблаговременно решить вопрос о том, кто будет платить за проживание - приглашающая сторона, или сами гости.

Представители принимающей организации после встречи в аэропорту или на вокзале иностранной или иногородней делегации увозят ее членов в гостиницу или в специально отведенное помещение. Гостей приглашают в гостинице или специального помещения, содействие в решении возможных проблем с оформлением документов, устройством в номере.

Не всегда удобным является заходить в комнаты гостей, потому что воспитанного гостя это может побудить пригласить сопровождающего на чашку кофе, в то время как он несколько устал с дороги. Выражением особого уважения является поинтересоваться, насколько удобная комната, условия проживания в ней.


Загрузка...

Яндекс.Метрика Google+