Для лучшего восприятия численных данных в документах уместно использовать средства их визуализации. Вместе с Word поставляется один из таких пакетов визуализации - MS Graph. Для создания с его помощью диаграммы нужно задать базовые данные. Эта информация должна быть оформлена в виде таблицы. Для создания диаграммы выделите в таблице нужную информацию, включая, возможно, заголовки строк и столбцов. После этого можно запускать Graph. Выберите "Объект" в меню "Вставка", а затем пункт - «MS Graph 5.0». Проще это можно сделать, нажав кнопку - «Вставить диаграмму» на панели инструментов. После запуска Graph на экран выводится панель «Мастер диаграмм». Мастер предлагает последовательность диалоговых окон, которые помогают осуществить основные этапы формирования диаграммы. В каждом окне выводится образец, который позволяет контролировать формирование диаграмм. Мастер позволяет определить тип и формат диаграммы, способ представления данных, добавить заголовок диаграммы, так называемую легенду (объяснение обозначений), заголовки каждой оси подобное.

Первое окно мастера посвящен выбору типа диаграммы гистограммы, игра-фики подобное. Все виды проиллюстрированы от-ответствующим образцу.

Второе окно посвящено выбору фор-мата диаграммы определенного типа.

Как видите на примере для объемных гистограмм можно выбрать различные способы расположения колонок и нанесение координатной сетки.

Третье окно посвящено выбору ориентации диаграммы. Из приведенного ниже примера видно, что Graph воспринял текстовую информацию с названиями стран как подписи к колонкам, а годы - воспринял как данные. Для изменения этой ситуации надо выбрать пункт «Используйте первую ... меток оси Х (категорий) ». После этого года будут использоваться как метки по оси Х.

Серия данных, расположенная вдоль оси Х, называется рядом, вдоль оси Y - категорией. Верхний выбор третьего окна "Ряды данных ... в сроках ... в столбцам »позволяет менять ряды и категории местами.

Небольшой квадратик круг диаграммы называется легендой, где приведены соответствующие цвета и названия соответствующих рядов. Последнее четвертое окно как раз и позволяет вставлять или выбрасывать эту легенду. Кроме того здесь можно вставить заголовок диаграммы, подписать оси.

Нажав кнопку «Закончить» иметь в документе оформленную диаграмму.

С полученной диаграммы можно выполнять все преобразования, как с графическим объектом: масштабировать, перемещать. После двойного нажатия курсором мыши на диаграмме панель инструментов Word заменяется на панель инструментов Graph, которая позволяет вносить коррективы в готовую диаграмму. Например, выбирая соответствующие команды в меню «Вставка», можно добавить метки данных и заголовки. Добавить легенду и линии сетки можно, выбирая команды меню «Вставка», а также, щелкая мышью на кнопках - «Легенда» - «Горизонтальная сетка» или - «Вертикальная сетка" на панели инструментов.

Можно изменять тип диаграммы или комбинировать различные их типы, щелкая мышью на кнопке - «Тип диаграммы» панели инструментов. Нажатие на эту кнопку выводит на экран палитру типов диаграмм, предложенных вам на выбор.

Выбор команды «Автоформат» позволяет быстро применить предварительно установлено форматировать диаграммы. Например, автоформат можно использовать для форматирования столбцов, линий сетки и меток данных.

Создав диаграмму и добавив к ней нужные элементы, можно отформатировать полностью всю область диаграммы или каждый из ее элементов в отдельности. Для вывода диалогового окна форматирования дважды щелкните на элементе диаграммы или выделите этот элемент, а затем выберите соответствующую команду в меню «Формат» или в контекстном меню.

Выделенный элемент диаграммы определяет имя первой команды в меню «Формат». Например, если выделена легенда, название команды будет «Выделенная легенда». Если выделен ряд данных, название команды - «Выделенный ряд». Полные сведения об элементах диаграмм смотрите в соответствующем разделе справки системы Microsoft Graph.

Диалоговое окно форматирования предлагает не менее одной панели (с соответствующим ярлычком), предназначенной для форматирования. Подобно командам, доступные панели и их параметры определяются выбранным элементом.

Когда диаграмма активна, с помощью мыши можно поочередно выделить область диаграммы, область построения, графические объекты и большинство элементов диаграммы.

Большинство элементов распределены по группам. В группах некоторых элементов, таких, как ряды данных, нужно сначала щелкнуть мышью, чтобы выделить группу целиком, а затем щелкнуть мышью на элементе внутри группы, который выделяется.
Организационные диаграммы

При подготовке многих документов возникает потребность рисовать диаграм-мы, которые показывают структуру управления или информационные потоки. Именно для этого и служит специальный редактор диаграмм Microsoft Organization Chart.

Чтобы вставить в текст документа организационную диаграмму, выполните команду «Объект» в меню «Вставка», затем выберите «MS Orga-nization Chart». После этого появляется экран редактора диаграмм (см. далее).

В окне редактора изображена самую заготовку для дальнейшей работы, которая состоит из заголовка, одного прямоугольника верхнего уровня и трех прямоугольников нижнего уровня. В каждом прямоугольнике диаграммы может находиться до четырех строк пояснительного текста, первые два из них условно названы: «Имя», «Должность». Если щелкнуть мышью в свободном месте диаграммы, в прямоугольнике останется только введена информация.





Для того чтобы поменять текст в любом прямоугольнике, его следует сначала выделить, щелкнув на нем мышью, а затем заполнить текст. Для исправления ошибок после выделения нужно еще раз щелкнуть в нужном месте.

Соответственно можно поменять заголовок диаграммы, установив на нем курсор и вводя или уничтожая текст.

Обратите внимание, что редактор автоматически устанавливает всем прямоугольникам одного уровня одинаковую высоту и ширину. Для того чтобы уничтожить ненужную прямоугольник необходимо его сначала выделить, а затем нажать клавишу DEL. При этом редактор автоматически перекомпоновуе необходимые фрагменты диаграммы.

В диаграмме можно добавлять новые элементы. Так, для того чтобы добавить элемент низшего уровня, нужно нажать кнопку панели инструментов - «подчиненный». После этого курсор мыши превратится в изображенной на кнопке значок, его нужно установить на элементе, который нужно добавить подчиненного, и нажать левую кнопку мыши. При этом появится выделенный дополнительный прямоугольник, который можно заполнять обычным образом. Таким же образом можно добавить еще одного подчиненного. Редактор автоматически выровняет элементы по ширине и высоте. Для того чтобы добавить элемент того же уровня, можно использовать кнопки или - «Сотрудник». В зависимости от выбранной кнопки сотрудник добавляется справа или слева. Аналогично вставляется дополнительный руководитель -. Если у элемента диаграммы уже был руководитель, то новый вставляется на уровень ниже предыдущего. При этом вновь автоматически происходит выравнивание элементов диаграммы. «Помощник» - вставляется сбоку на существующих линиях управления.

Для того чтобы дорисовать дополнительные линии или прямоугольники, в меню «Вид» можно открыть кнопки элементов рисования -. Эти кнопки позволяют дорисовать прямые, наклоненные и пунктирные (вспомогательные) линии, прямоугольники. Кнопка с буквой - позволяет вставить произвольный текст, например, при создании диаграммы, в любом месте.

Команды главного меню «Файл», «Правка» и другие служат для выполнения стандартных для Windows действий и оформления элементов диаграммы.

Следует заметить, что диаграмма является графическим объектом и с ней можно делать все действия (перемещение, масштабирование), что и с другими графическими объектами (формулами, рисунками).

Ниже приводится пример части диаграммы организационной структуры университета имени Тараса Шевченко, которая образована с помощью Microsoft Organization Chart.


Загрузка...
Яндекс.Метрика Google+